Лектор
-
Судник Т.В.
«Современный архив организации: технологии хранения, автоматизация, управление деятельностью»
Программа
- Управление повседневной деятельностью архива организации. Основные направления работы руководителя. Организация взаимодействия с другими отделами. Причины организационных проблем в рабочих коллективах. Особенности коммуникаций с сотрудниками разных поколений и неформальными лидерами.
- Нормативно-методическая база деятельности архива организации.
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций (регистрация в Минюсте 06.02.2020).
- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (регистрация в Минюсте 02.02.2022). Анализ применения и определения сроков хранения. Анализ структуры Перечня.
- Нормативно-правовая база архивного дела в РФ. Комментарии к Федеральному закону № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в РФ».
- Методическая база работы архива. Анализ Правил работы архивов организаций (Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77) «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов».
- Составление номенклатуры дел организации и систематизация заголовков дел в соответствии с новыми нормативными требованиями.
- Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле. Порядок проведения проверок. Гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность специалистов и руководителя организации. Штрафные санкции.
- Ведомственный архив: организационная структура современного архива. Разработка и пересмотр внутреннего Положения об архиве организации.
- Передача документального фонда организации в случае ее приватизации, ликвидации или реорганизации.
- Требования к зданию, помещениям и техническому оснащению архива. Требования к режимам хранения документов. Экспертиза пригодности помещения для размещения в нем архива. Обзор современного оборудования для оснащения архивных помещений, обработки и хранения архивных документов.
- Комплектование архива организации. Виды и состав документов ведомственного архива. Процедура определения источников комплектования и организация передачи документов в архив. Комплектование архива документами структурных подразделений организаций и подведомственных организаций. Комплектование архива фондами личного происхождения.
- Специфика научно-технического документирования: состав, виды, структура, функции НТД. Бумажные и электронные носители информации НТД. Комплектование архива НТД. Проблемы фондирования НТД и возможные пути решения проблем. Правила оперативного хранения НТД: сроки приема и условия хранения НТД. Обеспечение сохранности документов архива НТД.
- Экспертиза ценности документов ведомственного архива. Организация работы экспертно-проверочной комиссии. Нормативно-методическое обеспечение экспертизы. Порядок проведения экспертизы и оформление ее результатов. Составление, оформление и утверждение описей дел. Порядок выделения к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Экспертиза научно-технической документации.
- Учет документов архива, проверка их наличия и состояния. Составление паспорта ведомственного архива. Научно-справочный аппарат (историческая справка, дело фонда, описи дел, предисловие к описям). Розыск недостающих дел и документов. Порядок действий в случае обнаружения отсутствия.
- Номенклатура дел предприятия, учреждения, организации. Особенности составления номенклатуры дел структурных подразделений. Оформление сводной номенклатуры дел. Определение сроков хранения документов в соответствии с новым Перечнем.
- Правила формирования и оформления дел. Порядок оформления дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Составление и образцы оформления внутренней описи, листа-заверителя, обложки дела. Подготовка дел к передаче на архивное хранение. Порядок уничтожения дел.
- Правовые основы и формы использования документов архива. Правила выдачи документов. Учет обращений граждан. Правила оформления выдачи дел из хранилища и их возвращения в хранилище. Возможные меры по восстановлению поврежденных документов. Страховой фонд и фонд пользования.
- Взаимодействие ведомственных и государственных архивов, обеспечение преемственности их деятельности. Передача документов ведомственного архива в государственный или муниципальный архив. Оформление договорных отношений. Право собственности на документы, передаваемые в государственный, муниципальный архив. Технологии депозитарного и внеофисного хранения документов и дел.
- Функциональные требования к системам электронного документооборота и электронного архива. Обеспечение юридически значимого документооборота. Вопросы архивного хранения электронных документов длительного срока хранения.